Besluit spelregels reizen en activiteiten

Het bestuur van de Dordtse Seniorenbond heeft geconstateerd dat met de toename van het aantal reizen en activiteiten en het succes daarvan, ook meer behoefte is ontstaan aan spelregels om te zorgen voor duidelijkheid over vraagstukken die bijv. bij aanmelding en betaling van de reis op kunnen treden. Tegelijkertijd moet geconstateerd worden dat het bij reizen en activiteiten vooral moet gaan om het met elkaar leuk te hebben. Regeltjes en kleine lettertjes horen daar niet bij, maar zijn soms toch nodig om het transparant en eerlijk te houden voor iedereen. Daarom heeft het bestuur op 15 mei 2025 de onderstaande spelregels vastgesteld.

In deze spelregels wordt onder een reis verstaan: een dagtocht met een bus.

Onder activiteiten wordt verstaan alle andere georganiseerde bijeenkomsten en activiteiten.

Spelregels reizen en activiteiten - mei 2025

A. Aanmeldingen

1. De reis of activiteit wordt aangekondigd in de DordtSenior. Om gelijke kansen voor deelname te waarborgen wordt het aanmeldingsproces beschreven.

2. In de aankondiging wordt hierover opgenomen:

              - Bij wie kan worden aangemeld en welke informatie wordt gevraagd.

              - Vanaf welke datum kan worden aangemeld (“aanmelding vanaf”).

              - De kosten en de wijze van betaling (zie ook onder C). - Het minimum en maximum aantal deelnemers.

3. Een aanmelding die niet voldoet aan het omschreven proces is niet geldig.

     Ook overigens geldt:

             - Op vooraankondigingen in de DordtSenior of op de website kan niet worden ingeschreven.

             - Bij onvoldoende deelnemers gaat de reis niet door.

B. Bij volle bussen of zalen

Een bus heeft een maximum aantal zitplaatsen en ook voor een zaal is er een maximum capaciteit.

1. In de situatie, dat er te weinig ruimte is om alle aanmeldingen te kunnen honoreren, geldt:

               Leden gaan voor introducés

               Bij een teveel aan aanmeldingen, wordt een reservelijst gemaakt.

C. Betaling

1. Betaling van de reis moet plaatsvinden op het aangegeven rekeningnummer van de bond binnen uiterlijk 2 weken na aanmelding.

2. De aanmelding van een reis is pas definitief nadat de betaling op de rekening van de bond is ontvangen.

3. De betaling van een activiteit moet plaatsvinden op de wijze zoals aangegeven in de aankondiging van de activiteit. 4. Afmelding voor een betaalde reis geeft geen recht op terugbetaling van de kosten. Terugbetaling van betalingen voor een reis vindt uitsluitend plaats: - Ingeval de reis niet door gaat. - Ingeval de betreffende leden of introducés niet mee kunnen doordat er geen plaats meer is. - Ingeval van afzegging en de plaats wordt ingenomen door iemand van de reservelijst, dan wel een ander betalend lid of introducé. In deze situaties vindt de terugbetaling zo snel mogelijk plaats.

D. Reserveringen en overige bepalingen

1. Plaats reserveringen vooraf vinden uitsluitend plaats voor zover personen ten behoeve van de organisatie of begeleiding van de reis dan wel vanwege fysieke beperkingen hun plaats in de voorzijde van de bus moeten vinden. 

2. De bestuursleden Reizen en activiteiten spannen zich in om de reis veilig en plezierig te laten zijn voor alle deelnemers.

3. Deze bestuursleden dragen hierbij zorg voor een overzicht met de namen en telefoonnummers van de deelnemers.
4. Van mensen die alleen reizen wordt gevraagd om zo veel mogelijk plaats te nemen naast een andere alleen reizende persoon om er voor te zorgen dat echtparen of anders samen reizende personen naast elkaar kunnen zitten.

E. Klachten

1. Indien een lid het niet eens is met de gang van zaken bij aanmelding of tijdens de reis of activiteit kan hij/zij hierover een schriftelijke klacht indienen bij de secretaris, waarna het bestuur hierop een besluit zal nemen.

2. Indien blijkt dat een van de bovenstaande regels structureel leidt tot ongewenste situaties, is het bestuur gehouden tot evaluatie en eventuele aanpassing van de regels.